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人事档案利用、材料收集及转递服务指南

2020-04-26  文章来源:

人事档案利用、材料收集及转递服务指南

一、政策依据

1.《干部人事档案工作条例》中共中央办公厅印发2018年11月

 ZCYJ1-干部人事档案工作条例.pdf

2.中组部、人事部《流动人员人事档案管理暂行规定》(人发〔1996〕118号)

 ZCYJ2-流动人员人事档案管理暂行规定(人发〔1996〕118 号).pdf

二、办事基本信息

负责人事档案的建立、接收、保管、转递,档案材料的收集、鉴别、整理、归档等日常管理工作;负责人事档案的查(借)阅、档案信息研究等利用工作,档案信息化建设工作,配合开展人事档案审核工作;配合有关方面调查涉及人事档案的违规违纪违法行为;办理人事档案其他有关事项。

三、办事须知

  (一)查(借)阅须知

1.查(借)阅原则

因工作需要,符合下列情形之一的,可以查阅干部人事档案:

1)政治审查、发展党员、党员教育、党员管理等;

2)干部录用、聘用、考核、考察、任免、调配、职级晋升、教育培养、职称评聘、表彰奖励、工资待遇、教职工信息登记、退(离)休、社会保险、治丧等;

3)人才引进、培养、评选、推送等;

4)巡视、巡察,选人用人检查、违规选人用人问题查核,组织处理,党纪政务处分,涉嫌违法犯罪的调查取证、案件查办等;

5)经具有干部管理权限的党委(党组)、组织人事部门批准的编史修志,撰写大事记、人物传记,举办展览、纪念活动等;

6)组织人事日常管理中,熟悉了解干部,研究、发现和解决有关问题等;

7)其他因工作需要利用的事项。

部本人及其亲属办理公证、诉讼取证等有关干部个人合法权益保障的事项,可以按照有关规定提请相应的组织人事等部门查阅档案。

2.查(借)阅手续

1)查阅人事档案应如实填写人事档案利用审批表(介绍信)》,按照程序报单位负责同志审批签字并加盖公章,携带本人身份证明(校园卡、身份证)严格履行审批登记手续;

2)查阅档案应当2人以上,一般均为中共党员;

3)在规定时限内查阅。

3.查(借)阅注意事项

1)任何人不得查借阅本人及与其有夫妻关系、直系血亲关系、三代以内旁系血亲关系以及近姻亲关系的人事档案。

2)查借阅人员必须严格遵守保密制度,不得泄露或擅自对外公布人事档案内容。

3)查借阅人员必须严格遵守阅档规定,严禁涂改、圈划、污损、撤换、抽取、增添档案材料,未经批准不得复制档案材料。

4)人事档案一般不外借,组织、人事部门因特殊情况需要借阅人事档案的,经人事处主管领导批准后,可在符合阅档条件的办公室查阅,否则不得借出。

5)借出使用的档案和摘抄的档案材料,要妥善保管,不得转借,不准无关人员和干部本人翻阅,用毕及时归还。档案借阅时间不得超过三天,节假日必须退回档案管理部门。

6)对违反本规定要求的,按照《中华人民共和国档案法》《中国共产党纪律处分条例》等法律法规给予相应的党纪政纪处分,直至追究法律责任。

(二)转递须知

人事档案的转递包括转入和转出。人事档案管理权限发生变动的,原管理单位的人事档案工作机构应当对档案进行认真核对整理,保证档案内容真实准确、材料齐全完整,并在两个月内完成转递。

1.教职工因人才引进、公开招聘、调入、转业来我校工作的,须在两个月内及时转入档案,逾期未转的,人事档案管理部门应及时催转,当事人有义务协助档案室催要档案。

2.教职工因调出、辞职、辞退,应及时将档案转出。

3.按照中组部、人事部《流动人员人事档案管理暂行规定》(人发〔1996〕118号)文件规定,辞职或被辞退的机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员的人事档案,应该遵循“集中统一,归口管理”的原则,流动人员人事档案管理机构为县以上(含县)党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构(以下简称人才流动服务机构),其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案;严禁个人保管人事档案。

注意事项

1.人事档案必须通过机要交通或者安排专人送取,不准通过邮局邮寄或交本人自带。转递单位和接收单位应当严格履行转递手续,按规定填写《档案转递通知单》。

2.人事档案必须在县以上党委组织部门、人事部门和人事部门下属的人才服务中心之间方可转递。

3.转递的档案材料必须完整齐全,并按规定认真装订,不得扣留材料或分批转出。

4.转入的档案应审查、核对并登记在册,并将回执单寄回,档案材料不全的应及时催要。

5.转出档案必须填写《档案转递通知单》,登记在册,并严密包封,逾期未寄回执单者,应发信催问,以防丢失。

(三)材料收集须知

1.材料内容

各级党政机关、其他组织及个人应当按照各自职责,共同做好人事档案内容建设。应当按照要求制发材料,本人和材料形成部门必须如实、规范填写材料。材料形成部门应当按照相关规定审核材料,在材料形成后一个月内主动向档案科移交。


归档材料一般应当为原件。证书、证件等特殊情况需用彩色复印件存档的,必须注明复制时间,并加盖材料制作单位公章或干部人事关系所在单位组织(人事)部门公章。

2.注意事项

1)不准以任何借口涂改、伪造档案材料。

2)不准将应归档材料据为己有或者拒绝、拖延归档。

3)不准将虚假材料和不符合归档要求的材料归入档案。

4)不准私自、指使或者允许他人抽取、撤换或销毁档案材料。

四、办事流程

(一)档案转入:调档函(调配科开具)——原单位人事部门(补充材料整理档案)——机要局——接收单位——档案审核(索要缺材料)——整理编目入库

(二)档案转出:调档函(持接收单位开具)——调配科(办理相关手续)——分管领导批签——审核材料——索要补充材料(材料形成部门)——档案室整理编目——机要局——拟接收单位

(三)档案查阅:《人事档案利用审批表》(填写完整)——档案管理人员(登记)——调取档案——阅档室查阅——收回登记入库

(四)材料收集:材料形成部门——档案管理人员(审核)——登记入档

五、常用下载

1.《人事档案利用审批表》

 CYXZ1-人事档案利用审批表.doc



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